Analista Administrativo Pleno

Missão do Cargo

Atuar no acompanhamento da gestão administrativa e financeira dos eventos, garantindo o planejamento, controle orçamentário, execução financeira, gestão contratual e acompanhamento de resultados, contribuindo para a viabilidade econômica, conformidade dos processos e excelência na entrega dos projetos.

Principais Responsabilidades

• Elaborar documentos internos (súmulas) e requisições de pagamento relacionadas aos eventos por meio dos sistemas corporativos, conforme orientações dos responsáveis pelos projetos, assegurando informações corretas e execução financeira, cumprindo prazos e em conformidade com as políticas internas
• Elaborar, administrar e atualizar as planilhas financeiras dos eventos, registrando orçamentos previstos e realizados, acompanhando receitas e despesas, coletando aprovações conforme alçadas estabelecidas e realizando o fechamento financeiro dos projetos
• Negociar valores com fornecedores, prestadores de serviços e parceiros durante a elaboração e execução dos eventos, buscando otimização de custos, aderência ao orçamento e melhor relação custo-benefício, sem comprometer a qualidade técnica e operacional das entregas
• Realizar cotações, análises comparativas de propostas e apoio na seleção de fornecedores, observando critérios financeiros, contratuais e operacionais
• Controlar o orçamento dos eventos e da área, monitorando variações, identificando riscos financeiros e propondo ações corretivas para garantir o cumprimento das metas orçamentárias
• Receber, conferir e controlar documentos fiscais, notas fiscais, contratos e demais documentos relacionados aos eventos, garantindo a correta prestação de contas e atendimento às exigências legais e internas
• Atuar como interface entre a área de eventos e as áreas Financeira, Contábil, Fiscal, Jurídica, Compras e demais áreas de suporte, assegurando o adequado fluxo das informações e o cumprimento dos processos corporativos
• Apoiar a elaboração e gestão de contratos de fornecedores, patrocinadores e parceiros, acompanhando vigências, obrigações contratuais, documentação e execução dos serviços contratados
• Desenvolver apresentações gerenciais, relatórios financeiros e análises de custos, fornecendo informações para tomada de decisão e acompanhamento dos resultados dos eventos
• Consolidar e apresentar relatórios de encerramento dos eventos, contendo análises financeiras, indicadores de desempenho, comparativos entre orçamento previsto e realizado, resultados obtidos e oportunidades de melhoria
• Contribuir para a melhoria contínua dos processos administrativos e financeiros da área, propondo controles, padronizações e soluções que promovam maior eficiência operacional

Conhecimentos Técnicos

• Gestão administrativa e financeira
• Planejamento e controle orçamentário
• Análise de custos e indicadores financeiro
• Gestão de contratos e fornecedores
• Processos de pagamentos
• Conciliação e fechamento financeiro
• Elaboração de relatórios gerenciais e apresentações executivas
• Habilidade para lidar com sistemas ERP (Usamos: MXM, Projuris, Docusign)
• Pacote Office, em especial Excel

Competências Comportamentais

• Atenção aos detalhes
• Organização e planejamento
• Capacidade analítica
• Gestão de prioridades
• Proatividade e senso de dono
• Boa comunicação verbal e escrita
• Relacionamento interpessoal e trabalho em equipe
• Negociação
• Resiliência e capacidade de atuar sob pressão
• Foco em resultados e cumprimento de prazos