Analista Administrativo

Resumo do Cargo

Profissional responsável por Analisar e fazer a gestão, garantindo a atualização, manutenção e melhoria contínua da plataforma e dos processos de gestão documental. Atua na automação e integração de documentos entre sistemas, assegurando organização, rastreabilidade e conformidade com os padrões corporativos.

Responsabilidades Principais

• Coordenar atualizações, melhorias e manutenções da plataforma de Gestão Eletrônica de Documentos (GED);
• Automatizar processos de importação e exportação de documentos entre diferentes plataformas e sistemas;
• Garantir a integridade, organização e rastreabilidade documental conforme os padrões corporativos;
• Revisar e atualizar procedimentos, padrões e fluxos relacionados à gestão documental;
• Controlar acessos, usuários e permissões na plataforma GED, garantindo conformidade com as políticas de Segurança da Informação;
• Gerenciar contratos relacionados à gestão documental, acompanhando prazos, obrigações e cumprimento das cláusulas contratuais;
• Monitorar e gerenciar indicadores de desempenho (KPIs) e níveis de serviço (SLAs) relacionados à gestão documental;
• Conduzir reuniões de performance com fornecedores e parceiros envolvidos nos serviços de gestão documental;
• Apoiar as áreas requisitantes na definição de escopo para novas demandas relacionadas a Contratos de Longo Prazo (LTA);
• Avaliar e gerenciar itens de controle gerencial de cada contrato sob sua responsabilidade;
• Garantir o arquivamento digital estruturado de documentos ao longo de todo o ciclo de vida dos contratos LTA;
• Preencher, revisar e registrar informações em sistemas corporativos relacionados à gestão de contratos;
• Assegurar a conformidade documental e consolidar informações para análises de desempenho, auditorias e avaliações de SSMA (mensais, trimestrais e de encerramento de contrato);
• Controlar e acompanhar indicadores da rotina de gestão dos contratos;
• Elaborar e gerenciar processos de identificação e mitigação de riscos contratuais;
• Elaborar e acompanhar notificações contratuais quando necessário;
• Cumprir e garantir o cumprimento das normas e procedimentos de segurança, qualidade e meio ambiente, registrando e reportando eventuais não conformidades;
• Zelar pela organização, conservação e limpeza do ambiente de trabalho;
• Manter-se atualizado quanto a requisitos legais e regulatórios relacionados à função;
• Executar outras atividades correlatas à área de atuação, conforme orientação da liderança.

Requisitos

• Ensino superior completo em Administração, Engenharia, ou áreas correlatas;
• Experiência em Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e gestão documental corporativa;
• Experiência com gestão e controle documental de contratos, preferencialmente contratos de longo prazo (LTA);
• Conhecimento em automação e integração documental entre sistemas;
• Experiência em gestão de acessos, usuários e permissões em plataformas digitais, alinhada às diretrizes de Segurança da Informação;
• Experiência na gestão de indicadores (KPIs) e níveis de serviço (SLAs);
• Capacidade de análise crítica, organização documental e controle de processos;
• Conhecimento em processos de auditoria e conformidade documental, incluindo avaliações de Saúde, Segurança e Meio Ambiente (SSMA);
• Boa comunicação e habilidade para interação com áreas internas, fornecedores e parceiros;
• Capacidade de organização, gestão de prazos e controle de múltiplas demandas.