Assistente Administrativo de Vendas

Vaga de Assistente Administrativo de Vendas Descrição:

Estamos em busca de um (a) Assistente Administrativo de Vendas, que venha fornecer suporte administrativo e operacional de excelência á equipe de vendas B2B, sendo o pilar de organização, agilidade e precisão para todos os processos comerciais;

Sua missão é otimizar o tempo dos Executivos (as) de contas e Key Account Managers, através da gestão eficiente de dados, documentação, comunicação e especialmente pela coordenação administrativa de processos licitatórios, garantindo a fluidez das operações, o cumprimento de requisitos e a satisfação do cliente, liberando a equipe de vendas para o foco estratégico no relacionamento e concretização de negócios;

Responsabilidades:

Suporte Administrativo e Operacional Direto à Equipe de vendas:

Preparação de Materiais: Elaborar e formatar propostas, na ausência do Executivo (a) de contas e Key Account Manager ou quando necessário, organizar informações e outros documentos solicitados pela equipe de vendas, seguindo os padrões da empresa;

Gestão de Documentação e Processos Comerciais:

Elaboração e Revisão de Propostas e Contratos: Auxiliar com a elaboração de propostas comerciais e processos comerciais par exportação na ausência do Executivo de vendas e Key Account Manager ou quando necessário. Liderar a revisão de propostas comerciais garantindo a conformidade com as políticas internas e externas, a precisão das informações e a clareza da comunicação;

Arquivo e Controle: Manter o arquivamento físico e digital de documentos comerciais organizado e atualizado, facilitando o acesso e rastreabilidade das informações;

Follow-up de Processos: Realizar o acompanhamento de processos internos (confirmação de informações presentes no orçamento, emissão e liberação de pedidos, status de

entrega) para garantir o cumprimento dos prazos e a comunicação proativa com a equipe de vendas;

Coordenação Administrativa de Processos Licitatórios:

Pesquisa e Monitoramento de Editais: Realizar a pesquisa proativa e sistemática de editais de licitação em portais públicos e privados, identificando oportunidades relevantes

para os produtos/serviços da empresa;

Análise Preliminar de Editais: Efetuar a leitura a análise preliminar dos editais, identificando requisitos administrativos, prazos, critérios de participação e a documentação

necessária, para subsidiar a decisão da equipe de vendas sobre a viabilidade de participação;

Organização e Checklist de Documentação: Preparar e manter um checklist detalhado da documentação exigida em cada edital. Coletar, organizar e verificar a validade de todos

os documentos administrativos (Certidões, declarações, comprovantes), garantindo a conformidade legal para a participação;

Suporte á Elaboração de Propostas: Auxiliar na compilação das informações técnicas e comerciais fornecidas pela equipe de vendas, garantindo que a proposta administrativa

esteja completa, organizada e dentro dos padrões exigidos pelo edital;

Acompanhamento de Prazos e Etapas: Monitorar os prazos de entrega de propostas, datas de abertura de envelopes e demais etapas do processo licitatório, comunicando as

informações críticas á equipe de vendas;

Manutenção de Base de Dados Licitatórios: Manter uma base de dados atualizada de licitações participadas, resultados, histórico de documentos e informações relevantes para

futuras concorrências;

Comunicação e Coordenação Interna e Externa:

Ponto focal de Comunicação: Atuar como um ponto de contato inicial para clientes e parceiros, direcionando solicitações e dúvidas para o membro da equipe de vendas

responsável, quando necessário;

Relação Interdepartamental: Facilitar a comunicação, e a troca de informações entre a equipe de vendas e outras áreas da empresa (financeiro, logística,marketing, pós-vendas,

jurídico), garantindo a agilidade na resolução de questões operacionais e suporte ao cliente;

Gestão de E-mails: Gerenciar caixas de e-mail compartilhadas ou de suporte, respondendo a perguntas rotineiras e encaminhando as demais, aos responsáveis;