* Salário: R$ 3.000 a R$ 6.000 por mês (estimado)
* O valor exibido é uma estimativa calculada com base em dados públicos e referências do mercado. Não garantimos que este seja o salário oferecido para esta vaga específica.
Área: Tecnologia da Informação
Nível: Junior
ASSISTENTE ADMINISTRATIVO, FINANCEIRO E DE RH — CLÍNICA ODONTOLÓGICA
SOBRE A VAGA
Estamos buscando uma pessoa organizada, responsável, proativa e criteriosa para atuar nas rotinas administrativas, financeiras e de Recursos Humanos da clínica.
A profissional será responsável pela execução e pelo acompanhamento dos controles internos da unidade, garantindo organização documental, precisão das informações, cumprimento de prazos e suporte à gestão.
Também realizará a interface com a contabilidade, departamento pessoal, fornecedores e prestadores de serviços. Procuramos alguém com facilidade para trabalhar com números, documentos, sistemas, planilhas, pessoas e demandas simultâneas.
PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES
ÁREA FINANCEIRA
- Executar e controlar as rotinas de contas a pagar e contas a receber;
- Organizar os vencimentos e preparar a programação semanal de pagamentos;
- Conferir boletos, notas fiscais, contratos, recibos e solicitações de pagamento;
- Submeter pagamentos à aprovação da gestão, conforme as alçadas definidas;
- Realizar lançamentos financeiros no sistema e nas planilhas de controle;
- Efetuar a baixa e a classificação dos pagamentos e recebimentos;
- Realizar conciliações bancárias e conferir extratos, cartões, PIX, boletos e demais formas de pagamento;
- Conferir os recebimentos registrados no sistema da clínica;
- Identificar divergências entre contratos, sistema, extratos bancários e valores recebidos;
- Acompanhar inadimplência, acordos, estornos, cancelamentos, reembolsos e chargebacks;
- Apoiar o setor de cobrança com informações sobre contratos, pagamentos e saldos dos pacientes;
- Emitir boletos, links de pagamento, recibos e notas fiscais;
- Controlar notas fiscais emitidas e recebidas;
- Organizar comprovantes e documentos financeiros;
- Atualizar diariamente o fluxo de caixa realizado;
- Apoiar a elaboração da projeção de fluxo de caixa;
- Acompanhar despesas fixas, variáveis e extraordinárias da clínica;
- Comparar valores realizados com o orçamento aprovado;
- Sinalizar atrasos, divergências, gastos não previstos e riscos financeiros;
- Realizar conferência e fechamento diário ou periódico dos caixas;
- Conferir movimentações de máquinas de cartão e recebíveis;
- Apoiar o controle de repasses e pagamentos de dentistas, laboratórios, fornecedores e prestadores de serviços;
- Conferir documentos e informações para o fechamento financeiro mensal;
- Preparar relatórios financeiros para acompanhamento da gestão;
- Manter sigilo absoluto sobre informações financeiras da empresa, pacientes e colaboradores.
ÁREA ADMINISTRATIVA
- Organizar documentos físicos e digitais da clínica;
- Manter arquivos, pastas, contratos e cadastros atualizados;
- Controlar o vencimento de contratos de fornecedores e prestadores de serviços;
- Solicitar orçamentos e realizar cotações;
- Apoiar negociações com fornecedores, mediante orientação da gestão;
- Realizar pedidos de materiais administrativos, produtos de limpeza e demais insumos;
- Controlar os estoques mínimos dos materiais sob sua responsabilidade;
- Acompanhar entregas, conferir pedidos e registrar notas fiscais;
- Manter atualizado o cadastro de fornecedores e prestadores de serviços;
- Controlar despesas recorrentes, assinaturas, telefonia, internet, sistemas, aluguel, manutenção e serviços contratados;
- Acompanhar solicitações de manutenção preventiva e corretiva;
- Controlar chaves, acessos, equipamentos, linhas telefônicas e bens administrativos;
- Apoiar o controle patrimonial e o inventário de equipamentos;
- Organizar documentos para auditorias, fiscalizações e reuniões;
- Acompanhar prazos de licenças, certificados, alvarás e documentos obrigatórios da unidade;
- Apoiar a gestão no acompanhamento de contratos e documentos relacionados ao funcionamento da clínica;
- Fazer a interface entre a clínica, contabilidade, fornecedores, prestadores e demais parceiros;
- Elaborar e atualizar planilhas, controles, relatórios e indicadores administrativos;
- Elaborar atas, comunicados, formulários e documentos internos quando solicitado;
- Apoiar a implantação e o cumprimento de processos e rotinas administrativas;
- Sinalizar à gestão documentos pendentes, prazos próximos do vencimento e possíveis não conformidades.
RECURSOS HUMANOS E APOIO AO DEPARTAMENTO PESSOAL
- Apoiar os processos de recrutamento e seleção;
- Publicar vagas nos canais definidos pela empresa;
- Realizar triagem inicial de currículos;
- Fazer contato com candidatos e organizar entrevistas;
- Agendar entrevistas com os responsáveis pelas áreas;
- Dar retorno aos candidatos conforme orientação da gestão;
- Solicitar e conferir documentos admissionais;
- Encaminhar informações e documentos para admissão à contabilidade ou ao departamento pessoal;
- Organizar a integração e o onboarding de novos colaboradores;
- Preparar documentos, acessos, uniformes, materiais e informações necessárias para o início das atividades;
- Apresentar normas internas, horários, canais de comunicação e orientações administrativas;
- Manter os cadastros e prontuários dos colaboradores atualizados;
- Organizar contratos de trabalho, termos, recibos, advertências, avaliações e demais documentos de RH;
- Controlar o recebimento e arquivamento de documentos assinados;
- Acompanhar o registro de ponto dos colaboradores;
- Conferir atrasos, faltas, horas extras, banco de horas, folgas e justificativas;
- Receber e organizar atestados médicos;
- Preparar e enviar as informações mensais para o fechamento da folha de pagamento;
- Conferir previamente as informações encaminhadas pela contabilidade ou pelo departamento pessoal;
- Apoiar a conferência de folha, férias, rescisões, benefícios e encargos, reportando divergências à gestão;
- Controlar períodos aquisitivos e programação de férias;
- Acompanhar contratos de experiência e comunicar os vencimentos à liderança;
- Controlar benefícios, inclusões, exclusões e alterações cadastrais;
- Apoiar os processos de desligamento e organizar os documentos necessários;
- Conduzir o checklist de devolução de uniformes, equipamentos, chaves e acessos;
- Apoiar a aplicação e o registro de advertências e medidas disciplinares determinadas pela liderança;
- Manter atualizadas as descrições de cargos e os documentos relacionados às funções;
- Apoiar a organização de treinamentos, reuniões, integrações e ações internas;
- Controlar listas de presença e registros dos treinamentos realizados;
- Apoiar o acompanhamento das avaliações de experiência e desempenho;
- Atualizar planilhas e indicadores de RH;
- Acompanhar índices de faltas, atrasos, horas extras, turnover e quadro de colaboradores;
- Apoiar pesquisas de clima, ações de reconhecimento e iniciativas de cultura organizacional;
- Receber dúvidas administrativas dos colaboradores e encaminhá-las corretamente;
- Manter postura ética, imparcialidade e sigilo sobre salários, documentos e informações pessoais;
- Fazer a interface com a contabilidade, departamento pessoal e medicina do trabalho;
- Apoiar o controle de exames admissionais, periódicos, de retorno, mudança de função e demissionais;
- Acompanhar o vencimento dos documentos e programas de Saúde e Segurança do Trabalho, em conjunto com as empresas responsáveis;
- Organizar documentos como ASO, PGR, PCMSO, LTCAT e demais registros aplicáveis;
- Comunicar à gestão pendências trabalhistas, documentais ou relacionadas à segurança do trabalho.
REQUISITOS
- Ensino médio completo;
- Desejável ensino técnico ou superior, completo ou em andamento, em Administração, Gestão Financeira, Recursos Humanos, Contabilidade ou áreas correlatas;
- Experiência anterior em rotinas administrativas e financeiras;
- Conhecimento de contas a pagar, contas a receber e conciliação bancária;
- Conhecimento básico de rotinas de RH e departamento pessoal;
- Conhecimento de Excel ou Google Planilhas;
- Facilidade para trabalhar com sistemas de gestão;
- Boa comunicação oral e escrita;
- Organização e capacidade de controlar diferentes prazos;
- Atenção aos detalhes e habilidade com números;
- Discrição no tratamento de informações confidenciais;
- Capacidade de identificar divergências e buscar soluções;
- Disponibilidade para atuação presencial;
- Experiência em clínicas odontológicas, médicas ou empresas da área da saúde será considerada um diferencial.
Pagamento: R$2.600,00 - R$3.000,00 por mês
Benefícios:
- Assistência odontológica
- Vale-refeição
- Vale-transporte
Local do trabalho: Presencial