Assistente Administrativo Pleno I

Description:

3.1 RH Operacional

• Suporte ao onboarding de novos colaboradores, incluindo solicitação de equipamentos e alinhamento com o time de TI;
• Aplicação e explicação dos processos internos da empresa para colaboradores recém-contratados;
• Envio de termos esporádicos e formulários de desligamento;
• Atualização de dados cadastrais de colaboradores;
• Apoio no agendamento de entrevistas;
• Apoio no controle de ponto eletrônico;
• Controle e solicitação de extensão do MDM;
• Acompanhamento do MDM e da prova para novos contratados;
• Acompanhamento dos cursos obrigatórios de Segurança da Informação e Dédalo;
• Controle de estoque de RH;
• Elaboração de relatórios semanais de produtividade e performance de colaboradores de diversos departamentos;
• Criação de artes e comunicações internas (aniversários, promoções, ações internas e comunicados em geral).

3.2 Estoque e Materiais

• Controle de estoque de mercado, produtos de limpeza, equipamentos e eletrônicos necessários para as atividades do dia a dia;
• Organização e reposição contínua dos itens de estoque;
• Manutenção de planilha de controle de estoque atualizada, para que o time de Compras realize as aquisições necessárias com base nas informações registradas.

3.3 Facilities

• Recebimento e conferência de compras e entregas;
• Acompanhamento de pedidos junto a fornecedores e prestadores de serviço;
• Logística interna: entrada, conferência e distribuição de materiais entre as três salas que a empresa possui no condomínio;
• Controle de visitantes, colaboradores e prestadores de serviço, bem como de seus acessos nas dependências da empresa;
• Gestão das salas;
• Auxílio na solicitação de manutenção predial: levantamento de prestadores, solicitação, acompanhamento e verificação dos serviços realizados;
• Identificação e solicitação de troca de equipamentos e itens quando necessário, tais como lâmpadas, extensões, caixas para transporte e despacho de equipamentos via correio, e demais itens de suporte operacional.

3.4 Apoio Administrativo

• Digitalização e arquivamento de documentos físicos e digitais;
• Acompanhamento e controle da assinatura de documentos, garantindo que os mesmos sejam devidamente formalizados dentro dos prazos;
• Correios e envios em geral, como kits e outros materiais.

3.5 Compras (Apoio)

• Levantamento de necessidades e elaboração de orçamentos para compras operacionais de materiais, produtos e quaisquer outros itens necessários para o dia a dia da empresa;
• As compras somente serão realizadas após aprovação da gestão e do orçamento correspondente. Após a aprovação, o(a) COLABORADOR(A) será responsável por executar as aquisições nos sites e fornecedores indicados;
• Apoio em reservas de hotel, passagens e demais necessidades de viagem para clientes, prestadores e colaboradores, sempre que necessário.

Requirements:

SOFT SKILLS

Organização e atenção aos detalhes

Boa comunicação escrita e verbal

Proatividade e senso de dono

Capacidade de multitarefas e gestão do próprio tempo

Discrição e confidencialidade (lida com dados de colaboradores)

Relacionamento interpessoal — interage com TI, fornecedores, colaboradores e visitantes

Resiliência e flexibilidade para lidar com demandas variadas

Hard Skill
Excel e Word Intermediário (obrigatório)

Google Drive / OneDrive Intermediário (obrigatório)

Rotinas de RH Intermediário (obrigatório)

Canva Básico (/Intermediário (desejável)

Slack/Teams Básico (obrigatório)

Ponto eletrônico Básico (desejável)

O ideal é que o candidato tenha ensino superior em andamento ou completo nas áreas de Administração, Gestão de RH, Logística, Secretariado Executivo ou áreas correlatas. Não é necessário exigir graduação completa, mas a formação em andamento demonstra comprometimento com o desenvolvimento profissional.

Mínimo de 2 anos em rotinas administrativas, de preferência em empresas com estrutura enxuta, onde o profissional precisou ser generalista e tocar múltiplas frentes simultaneamente — o que é exatamente o perfil exigido aqui.

Experiência prévia em pelo menos duas das cinco áreas do escopo: RH operacional, facilities, estoque, compras ou comunicação interna.

Ter atuado em empresas de pequeno ou médio porte é um diferencial relevante, pois o profissional tende a ter mais autonomia e visão do todo, ao contrário de grandes corporações onde as funções são muito compartimentadas.

Cursos e Certificações Complementares

Além do domínio do Pacote Office já listado nas hard skills, vale exigir ou valorizar:

Curso de Excel intermediário a avançado com certificado — dado que a planilha de estoque e os controles de compras são centrais na vaga

Curso ou formação em RH, DP ou Gestão de Pessoas — mesmo que básico, demonstra que o candidato tem base conceitual para as rotinas de onboarding, desligamento e controle de ponto

Curso de atendimento ao cliente ou comunicação empresarial — especialmente útil para as funções de controle de visitantes, prestadores e comunicação interna