ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Sustentar a base operacional do Administrativo, garantindo organização, precisão e fluidez nas rotinas que permitem à Fource entregar soluções com confiança e excelência

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES:

• Orientar colaboradores internos, quando solicitado, quanto aos procedimentos de solicitação de compras, lançamento de pedidos de compra e venda, prenota, políticas internas e abertura de chamados no GLPI.
• Acessar o sistema PROTHEUS para verificar pedidos (compra e venda) pendentes de aprovação, alimentar a planilha com os responsáveis pela liberação e encaminhar ao gestor para aprovação.
• Acessar o GLPI, quando solicitado, para cadastrar e/ou atualizar cadastro de fornecedores, clientes e produtos.
• Solicitar ao financeiro a prévia da fatura dos cartões de crédito das empresas do grupo, dar apoio na conferência das faturas e conciliar lançamentos, averiguando e solicitando ajustes quando necessário e encaminhamento do relatório dos lançamentos ao financeiro.
• Verificar a aprovação e atendimento dos pedidos, conferir documentos fiscais (pasta de prenotas a lançar), proceder com o lançamento e, quando necessário, encaminhar e-mails ao setor de Classificação ou responsável por processos intercompany.
• Conferir o título de origem, validando campos obrigatórios (prazo vigente, entidade, centro de custo e classe de valor) e executar o lançamento intercompany conforme orientações.
• Levantar e/ou receber demanda de compras e Realizar o lançamento da solicitação de compras e/ou solicitar o lançamento da Solicitação de Compras, quando necessário, e entrar em contato com fornecedores para ajustar informações e condições de pagamento.
• Solicitar orçamentos aos fornecedores.
• Quando solicitado, realizar a medição das faturas de energia elétrica.
• Receber demandas relacionadas a serviços, reformas, etc., e realizar lançamentos de pedidos de compras e elaborar planilha de prestação de contas, conforme orientação.
• Receber o relatório mensal de serviços de prestador e atualizar a planilha de controle dos serviços de marketing realizados.
• Identificar os sites e sistemas utilizados recorrentemente pela equipe, revisar e atualizar logins e senhas.
• Dar suporte à recepção no atendimento geral de serviços de recepção e secretariado a externos e internos, em esquema de rodízio durante horários de almoço, chegada, partida e ausências pontuais.
• Realizar vistorias nos imóveis do Grupo Fource em processo de locação, no início e fim de contrato, preenchendo o Termo de Avaliação do Imóvel para Locação e efetuando registros fotográficos.
• Realizar serviços externos quando necessário, utilizando-se do veículo da empresa.
• Solicitar a transferência de titularidade de despesas fixas conforme orientado.
• Realizar o controle de ocupação das vagas de garagens, seguindo orientação.
• Acessar as plataformas de energia e águas para emissão das faturas e encaminhar para lançamento da prenota.
• Realizar a organização periódica do depósito e manter o controle de estoque de materiais diversos (papelaria, brindes, etc.), efetuando compras conforme necessidade.
• Atuar como ponto de apoio técnico e humano, promovendo coesão entre as áreas de suporte.
• Realizar o transporte de caixas e mercadorias quando necessário.
• Dar suporte ao departamento nas demandas internas e de recepção

REQUISITOS TÉCNICOS:

• Formação: Ensino médio completo. Desejável ensino superior cursando em Administração, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.
• Especializações desejáveis: cursos de Rotinas Administrativas, Atendimento ao Cliente Interno e Gestão de Documentos.
• Experiência: mínimo de 1 ano em rotinas administrativas ou de suporte operacional. Vivência em ambiente corporativo e atendimento a múltiplas áreas é diferencial.
• Ferramentas: Pacote Office básico, ERPs TOTVS Protheus básico, noções em sistemas de chamado (GLPI, Forms, Monday).

REQUISITOS COMPORTAMENTAIS:

• Organização e constância na execução das rotinas.
• Atenção a detalhes e zelo com a qualidade das informações.
• Comunicação clara e postura colaborativa.
• Disciplina e comprometimento com prazos e padrões operacionais.
• Responsabilidade e sigilo em relação a dados e documentos.

COMPETÊNCIAS TÉCNICAS:

• Gestão de controles administrativos e suporte a processos de compras.
• Atualização de cadastros e planilhas, garantindo precisão e rastreabilidade.