Assistente de Eventos

Nosso Jeito de Ser
Somos uma plataforma de conferências que conecta líderes e especialistas das áreas mais estratégicas das grandes organizações. Aqui, compartilhamos as melhores práticas, exploramos novas perspectivas para desafios comuns, antecipamos tendências e criamos conexões que fazem a diferença.

Todos os dias, nossos analistas conversam com dezenas de executivos para identificar as práticas que ajudam líderes e equipes a superarem os desafios mais urgentes das principais funções corporativas.

Donos do Resultado: Protagonismo valoriza profissionais automotivados, comprometidos com o sucesso da empresa, que cumprem compromissos, buscam soluções de forma proativa e superam desafios com determinação, assumindo responsabilidade plena para entregar resultados.

Donos do Si: Autonomia valoriza profissionais que gerenciam suas tarefas e prazos com disciplina e organização, atuando de forma independente e eficiente, cumprindo processos e orientações, e resolvendo problemas cotidianos sem necessidade de supervisão.

Sempre em Beta: Evolução Contínua valoriza profissionais abertos a mudanças, resilientes diante de desafios, curiosos para aprender e experimentar, que se atualizam constantemente e ajustam suas atitudes com flexibilidade conforme o contexto.

Ganhamos juntos: Colaboração Transparente valoriza profissionais que se comunicam aberta e honestamente, constroem ambientes de trabalho respeitosos e enfrentam conflitos de forma construtiva, promovendo a confiança e o alinhamento na equipe.

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Missão para o cargo:

Apoiar a coordenação na organização geral dos eventos, atuando desde o briefing inicial até a execução final. Elaborar, atualizar e controlar checklists operacionais, cronogramas e timelines, garantindo o cumprimento de prazos e entregas. Auxiliar na organização de agendas de eventos e reuniões, bem como no acompanhamento de prazos críticos. Contribuir na montagem e atualização de listas de participantes, palestrantes e equipes envolvidas, além de prestar suporte à comunicação e às atividades operacionais relacionadas aos eventos.

Principais Resposabilidades

• Manter contato diário com fornecedores e equipe interna.
• Atuar em apoio direto à coordenação de eventos nas decisões operacionais.
• Manter preparação contínua para eventos futuros, inclusive durante eventos em andamento.
• Atuar tanto em ambiente administrativo quanto em campo (hotéis, centros de eventos e salas).
  Rotina dinâmica, com variação de horários em dias de evento.

Comunicação e preparação do evento

• Apoiar a comunicação com palestrantes, convidados, fornecedores e equipe interna.
• Organizar e consolidar informações operacionais, como horários, transfers, hospedagem, salas e logística geral.
• Preparar, organizar e conferir materiais de apoio, incluindo listas de presença, crachás, brindes e sinalização.

Execução e operação durante o evento

• Atuar no credenciamento dos participantes.
• Prestar suporte direto a palestrantes e convidados durante todo o evento.
  Acompanhar montagem, testes técnicos e operação das salas.
• Apoiar a coordenação na resolução de imprevistos operacionais.
• Garantir o cumprimento do cronograma conforme o planejamento estabelecido.

Pós-evento

• Organizar listas de presença e consolidar informações finais.
• Apoiar na elaboração de relatórios pós-evento.

Competências Técnicas:

Planejamento e organização

• Capacidade de apoiar a elaboração e atualização de cronogramas de eventos (pré, durante e pós-evento).
• Eficiência no controle e execução de checklists operacionais.
• Conhecimento básico em logística de eventos, incluindo organização de salas, montagem, fluxo de pessoas e gestão de horários.

Operação durante o evento

• Atuação adequada no credenciamento de participantes, garantindo agilidade e organização.
• Capacidade de acompanhar e prestar suporte a palestrantes e convidados.
• Suporte técnico-operacional à coordenação geral, tanto no salão quanto nos bastidores.
• Habilidade para identificar e resolver imprevistos operacionais de forma rápida e eficaz.

Documentação e pós-evento

• Organização e conferência de listas de presença e registros do evento.
• Apoio na elaboração de relatórios pós-evento, com informações claras e consolidadas.

Controle e organização de materiais, brindes e ativos utilizados no evento.

Competencias Compotamentais

• Organização e atenção aos detalhes, com capacidade de gerenciar múltiplas tarefas e prazos simultâneos.
• Boa gestão do tempo e senso de urgência, garantindo cumprimento de prazos sob pressão.
• Comunicação clara e profissional, verbal e escrita, com facilidade de interação com diferentes públicos.
• Proatividade e iniciativa, com antecipação de necessidades e atuação com autonomia.
  Flexibilidade e adaptabilidade para lidar com mudanças de última hora e horários alternativos em
• eventos.
  Capacidade de resolução de problemas, com postura prática e tomada de decisões rápidas dentro da sua alçada.
• Espírito colaborativo e habilidade para trabalhar em equipe.