Assistente de Frotas - Combustível

Responsabilidades

Executar atividades operacionais e administrativas de apoio ao controle de abastecimento da frota, assegurando o registro correto dos abastecimentos, a organização das informações, a conferência documental e o suporte às rotinas de conciliação. Contribuir para a confiabilidade dos dados de consumo de combustível, fornecendo informações consistentes para análise e tomada de decisão da gestão de frotas.

Principais atividades

• Registrar e conferir diariamente os abastecimentos realizados pela frota nos sistemas de gestão.

• Verificar a consistência das informações de abastecimento, incluindo placa, quilometragem, tipo de combustível, volume abastecido e posto fornecedor.

• Acompanhar o saldo de abastecimento por veículo, identificando e reportando inconsistências ao responsável pela área.

• Conferir comprovantes, cupons fiscais e demais documentos relacionados aos abastecimentos, garantindo sua correta organização e arquivamento.

• Apoiar a conciliação das faturas de cartões de combustível e demais fornecedores.

• Conferir extratos de abastecimento emitidos por postos e operadoras, comparando-os com os registros internos.

• Identificar divergências operacionais, como diferenças de volume abastecido, ausência de quilometragem ou inconsistências de identificação dos veículos, reportando-as para análise.

• Organizar e manter atualizada a base de dados de abastecimento para os fechamentos mensais.

• Monitorar indicadores básicos de consumo por veículo, comunicando variações atípicas ao Analista de Frota.

• Acompanhar alertas de abastecimentos realizados fora dos parâmetros estabelecidos, como horários não autorizados ou postos não credenciados.

• Verificar a conformidade dos abastecimentos com as políticas internas da empresa.

• Manter organizada a documentação fiscal dos abastecimentos, garantindo sua disponibilidade para auditorias e controles internos.

• Controlar arquivos físicos e digitais de notas fiscais, comprovantes e demais documentos relacionados ao abastecimento.

• Alimentar planilhas e sistemas de controle de combustível dentro dos prazos estabelecidos.

• Prestar atendimento aos motoristas para esclarecimento de dúvidas relacionadas aos procedimentos de abastecimento.

• Apoiar a elaboração de relatórios periódicos de consumo e indicadores da área.

• Participar de inventários de combustível, quando aplicável.

• Auxiliar na comunicação operacional com postos de combustível, fornecedores e demais parceiros.

Capacitação

Formação e Experiência Profissional

• Ensino Médio completo.

Experiência Profissional:

• Experiência em rotinas administrativas ou operacionais.
• Vivência com controles, conferência de documentos e alimentação de sistemas.
• Desejável experiência em empresas de transporte, logística, gestão de frotas ou áreas correlatas.

Requisitos, Qualificações Técnicas e Competências-Chave

Diferenciais

Requisitos:

• Conhecimento do Pacote Office, com ênfase em Excel básico/intermediário (digitação, formatação de planilhas, filtros, funções básicas e conciliações simples).
• Facilidade na utilização de sistemas informatizados.
• Conhecimento em organização documental e controles administrativos.
• Capacidade para conferência e validação de informações operacionais.

Diferenciais:

• Experiência anterior em empresas de transporte, logística ou gestão de frotas.
• Conhecimento em sistemas de gestão de abastecimento ou gestão de frotas (GSTrack, Logtrack, Sismetrix ou similares).
• Ensino Técnico ou Superior em andamento em Administração, Logística ou áreas correlatas.
• Vivência com planilhas de controle de abastecimento e indicadores de consumo.
• Noções de conciliação de faturas e conferência de documentos financeiros.