Assistente Executiva

Assistente Executiva

Local: São Paulo/SP

A Assistente Executiva Compartilhada presta suporte administrativo e de coordenação aos Diretores de Comunicação, Established Products (EP) e TRM (Trade & Revenue Management). A função é responsável por garantir a organização e execução eficiente das atividades diárias, logística de viagens e fluxo de comunicação, com foco em precisão, discrição e agilidade.

A profissional assessora diretores e gestores, gerenciando agendas, organizando reuniões, redigindo documentos e filtrando comunicações, coordenando viagens, arquivando informações estratégicas, intermediando contatos internos e externos e otimizando processos administrativos. Mantém e garante a confidencialidade de dados, contribuindo diretamente para a eficiência e produtividade da alta administração.

Principais Responsabilidades

Gestão de Agenda e Comunicação

• Suporte à agenda do Executivo, gerenciando conflitos de horários
• Ponto focal de comunicação com os times internos e externos
• Filtrar/redirecionar chamadas, receber mensagens, classificar e distribuir correspondências
• Elaborar e enviar comunicações claras e profissionais em português e inglês
• Garantir confidencialidade no tratamento de informações sensíveis

Governança de Reuniões e Eventos

• Suporte na governança das reuniões do Executivo (agendamentos, reserva de sala, auxílio na montagem das agendas)
• Auxiliar no planejamento de reuniões e no trabalho de preparação necessário, incluindo elaboração de agendas e comunicações mais amplas
• Coordenar detalhes de reuniões departamentais e/ou conferências e eventos internos e externos
• Solicitação de coffee-break e working lunch
• Suporte na organização de Team Building e reuniões externas do Executivo com o time

Viagens e Logística

• Coordenar viagens nacionais e internacionais, incluindo passagens, transfers, hospedagem e emissão de seguro-viagem
• Consolidar e atualizar informações logísticas para as viagens e deslocamentos
• Gerenciar planos de viagens de negócios
• Suporte na logística de organização de visitantes internacionais

Administrativo e Financeiro

• Suporte geral com demandas administrativas e operacionais do Executivo, acompanhando prazos e compromissos importantes
• Prestação de contas do cartão corporativo (Concur)
• Processar relatórios de despesas e pagamento de faturas
• Consolidação das provisões financeiras do centro de custo do Executivo
• Suporte com delegação de poderes
• Solicitação de serviços de motoboy, correio e cartório

Documentação e Informação

• Reunir e analisar informações relevantes para as áreas atendidas
• Preparar relatórios, manuais, agendas, correspondências e memorandos conforme orientação da prática geral da empresa
• Estabelecer e manter bancos de dados departamentais e desenvolver planilhas de importância para o departamento
• Preparar materiais em versões finais, utilizando terminologia técnica frequente e combinando material de diversas fontes

Compras, Contratos e Fornecedores

• Suporte a contratos e processos de compras da área, relativos aos projetos gerenciados pelo Executivo
• Cadastro de fornecedores e solicitação e acompanhamento de Due Diligence

Patrocínios e Projetos Especiais

• Suporte operacional dos patrocínios incentivados da área de CSR.
• Papel de "Champion" da área para assuntos específicos (a serem discutidos caso a caso)
• Para a área de Comunicação, a assistente é o focal point para Records Management

Integração e Gestão de Pessoas

• Coordenação da Integração (Onboarding) de N-1 do Executivo
• Gestão do estagiário (reporte direto da Assistente Executiva)
• Interface com outros assistentes para compartilhar e coordenar carga de trabalho
• Coordenar atividades entre departamentos e acompanhar para garantir que as solicitações sejam atendidas

Compliance e Políticas Corporativas

• Manter o conhecimento e cumprir com os princípios de Ética e Integridade, políticas da Confidencial (Apenas para Cadastrados) e códigos de conduta que regulam o mercado farmacêutico
• Cumprir e promover as políticas de Saúde, Segurança e Meio Ambiente (HSE) da Confidencial (Apenas para Cadastrados), visando prevenir acidentes, evitar riscos à saúde e reduzir impactos ambientais
• Apoiar a estratégia e as iniciativas de Diversidade e Inclusão da Confidencial (Apenas para Cadastrados), assegurando que todos os colaboradores e parceiros sejam tratados com respeito e recebam oportunidades iguais
• Participação nas reuniões mensais das Assistentes Executivas e de Workplace Experience

Qualificações Necessárias

• Formação: Curso superior obrigatório ou experiência de trabalho equivalente
• Experiência: Experiência comprovada em funções de suporte administrativo
• Idiomas: Inglês fluente (obrigatório)
• Ferramentas: Proficiência em Microsoft Office (Outlook, Word, Excel e PowerPoint), Adobe Acrobat e plataformas web

Habilidades e Competências

• Forte capacidade de organização e gestão do tempo
• Comunicação clara e profissional (verbal e escrita) em português e inglês
• Atenção aos detalhes
• Proatividade e foco em soluções
• Discrição e confidencialidade
• Capacidade de lidar com múltiplos stakeholders simultaneamente
• Capacidade de priorização
• Habilidades interpessoais muito boas e capacidade de construir relacionamentos com os principais interessados

Persiga a Progresso. Descubra o Extraordinário.

O progresso não seria possível sem as pessoas; pessoas de diferentes origens, em diferentes locais, desempenhando cargos diferentes, mas todas unidas por um objetivo comum: o desejo de fazer os milagres acontecerem. Você pode se tornar uma dessas pessoas. Procure a mudança, acolha novas ideias e explore todas as oportunidades que temos para oferecer. Persiga o progresso e descubra o extraordinário conosco.

Na Confidencial (Apenas para Cadastrados), oferecemos as mesmas oportunidades a todos, sem olhar a raça, cor, ascendência, religião, sexo, nacionalidade, orientação sexual, idade, cidadania, estado civil, deficiência ou identidade de gênero. Veja o nosso informativo sobre Diversidade, Equidade & Inclusão além do ambiente de trabalho e conheça as nossas ações de Diversidade, Equidade e Inclusão.

Atenção As Frases Abaixo

• Sempre visando a segurança e bem-estar de nossos colaboradores, o comprovante de vacinação COVID 19 é um item imprescindível para todos os empregados, estando presente na lista de documentos de admissão. “

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