Auxiliar Administrativo

Local: Presencial – São Caetano do Sul

Horário: Segunda a quinta, das 7h00 às 17h00 e às sextas das 7h00 às 16h00

PRINCIPAIS ATIVIDADES:

• Objetivo do cargo

Prestar apoio operacional nas rotinas administrativas, garantindo o bom funcionamento do setor através do atendimento ao público, organização de documentos, controle básico de estoque de materiais de escritório e suporte nas atividades diárias da equipe.

• Descrição das atividades

• Atender telefone: Receber ligações, transferir para os setores corretos ou anotar recados de forma clara, para manter a comunicação da empresa eficiente, durante todo o horário comercial.
• Atender Correspondências: Receber encomendas e cartas dos correios, assinando os recibos e distribuindo aos destinatários internos, para assegurar que documentos e pacotes cheguem a quem precisa, diariamente.
• Controle de materiais de escritório: Verificar o estoque de itens como papel, canetas e toners, e solicitar compras ao supervisor quando estiverem acabando, para que o setor não fique sem suprimentos, semanalmente.
• Arquivar documentos: Organizar e arquivar documentos físicos em pastas ou arquivos, separando por tipo ou data, para facilitar a localização quando precisarem ser consultados, diariamente ou conforme a demanda.
• Fazer cópias e digitalizações: Reproduzir ou digitalizar documentos solicitados pela equipe, utilizando a copiadora ou scanner, para atender às necessidades de cópia e arquivo digital dos outros departamentos, conforme solicitado ao longo do dia.
• Apoio em planilhas simples: Inserir dados em planilhas de controle já formatadas (como lista de presença ou controle de entrada de correspondência), para ajudar na organização de informações básicas do setor, quando designado.

APOIO GERAL

• Preparar salas de reunião: Organizar a sala, ligar o datashow e providenciar água ou café antes das reuniões agendadas, para que os encontros comecem no horário e com tudo em ordem, alguns minutos antes de cada reunião.
• Distribuir documentos internos: Levar memorandos, relatórios ou outros papéis impressos das chefias para os colegas ou outros setores, para agilizar a comunicação interna de documentos físicos, conforme orientação.
• Auxiliar no envio de e-mails: Digitar e enviar mensagens simples sob orientação, ou anexar documentos a e-mails já redigidos, para dar suporte na comunicação oficial da equipe, quando solicitado.

Requisitos:

• Pacote Office (Word, Excel);
• Boa comunicação verbal e escrita.