AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Suporte administrativo, atuando em atividades de atendimento aos empregados, recebendo e tratando informações e documentos variados, cumprindo todo o procedimento necessário referente aos mesmos e realizar atividades de suporte, através de interface com outras áreas buscando soluções para problemas característicos de escritório.

Coleta e organização de dados

• Coletar dados de campo e de sistemas, consolidar informações, checar consistência e manter base histórica atualizada.
• Preparar e atualizar planilhas de cálculos, controles e indicadores (custos, prazos, produtividade, materiais, viagens, facilities).

Relatórios, documentos e redação

• Preparar relatórios e planilhas de acompanhamento (diário, semanal e mensal), atas e minutas; redigir documentos com redação oficial; digitar e revisar documentos.
• Confeccionar organogramas, fluxogramas e cronogramas; manter versões e histórico.
• Secretariar e assessorar reuniões gerenciais (convocações, pauta, sala, registro, ata, plano de ação e follow-up).

Suporte à fiscalização de obras/serviços

• Apoiar a fiscalização na coleta de evidências (checklists, RDOs, relatórios fotográficos), controle de pendências e não conformidades, e atualização de registros.
• Preparar e organizar dossiês técnicos e administrativos para inspeções, auditorias e medições; controlar prazos de entrega de documentos pela contratada.
• Acompanhar cronogramas de curto prazo (lookahead) ara insumos administrativos e agenda de inspeções, reuniões de obra e vistorias.

Planejamento e controle (nível administrativo)

• Atualizar dados para a elaboração de planos e projetos; apoiar a manutenção de cronogramas e histogramas (sob orientação).
• Consolidar indicadores de avanço e status report para gestores (curva S administrativa, listas de pendências, dashboards).

Atendimento e suporte a usuários

• Atender usuários no local e à distância (e-mail, telefone, chat/Teams), registrando demandas e prazos (SLA).
• Executar atividades de suporte geral às áreas e à fiscalização, garantindo fluidez dos fluxos.

Materiais, expedição e logística administrativa

• Levantar, controlar, requisitar, conferir e distribuir material de expediente; providenciar devolução de materiais ora de especificação.
• Controlar expedição de malotes e recebimentos; protocolar, rastrear e registrar entregas e documentos.
• Solicitar, acompanhar e prestar contas no sistema de viagens (diárias, passagens, adiantamentos, reembolsos) para serviços, treinamentos e eventos.

Facilities e serviços de terceiros

• Controlar a execução de serviços gerais (limpeza, transporte, vigilância), abrindo e acompanhando ordens de serviço e contratos correlatos.

Conformidade e organização da informação

• Garantir padronização de arquivos e versionamento (nomenclatura, pastas, SharePoint/Drive); assegurar backup e rastreabilidade.
• Suportar a conformidade com políticas internas e requisitos legais aplicáveis aos processos administrativos.