AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Responsabilidades

• Receber e enviar correspondências do setor, zelando pela confidencialidade das informações;
• Atender telefonemas, enviar e receber e-mails, realizar pesquisas, anotar recados e passar informações pertinentes à sua área de atuação;
• Atualizar arquivos, classificando os documentos por matéria, importância e assuntos confidenciais, visando o controle sistemático dos mesmos, bem como receber, conferir e distribuir documentos e correspondências;
• Auxiliar na montagem de pastas, materiais de eventos, apostilas e outros necessários, apoiando as áreas para otimização dos trabalhos;
• Coletar dados diversos, consultando documentos, transcrições e arquivos, efetuando cálculos para obter as informações necessárias ao cumprimento das rotinas administrativas do setor;
• Redigir e digitar textos e correspondências diversas e preencher formulários e fichas, para atender às rotinas administrativas do setor, bem como efetuar cálculos e elaborar planilhas eletrônicas de acordo com a necessidade das áreas;
• Auxiliar na elaboração de relatórios, visando subsidiar, disponibilizar e encaminhar informações para Chefia Imediata;
• Controlar requisição e recebimento de material administrativo e específico da área, providenciando as solicitações e acompanhando o seu recebimento;
• Acompanhar o cumprimento das determinações da Empresa, no que diz respeito à aquisição de produtos, certificando-se da escolha de fornecedores, qualidade dos produtos e do cumprimento de prazos para a entrega das mercadorias;
• Apoiar a chefia em assuntos inerentes à sua área de atuação, apresentando e discutindo problemas e irregularidades, a fim de subsidiar definição de procedimento e ações a serem adotados;
• Conferir processos para aprovação da chefia imediata;
• Realizar a separação, o encaminhamento e controle do envio de malotes e documentos para as áreas responsáveis;
• Verificar processos de locação de imóveis e bens, e encaminhar para aprovação do superior;
• Executar a distribuição de contratos para assinatura,
• Verificar a composição de processos a serem entregues ao financeiro, separando vias que irão para arquivo e as que seguiram para o processo de pagamento;
• Receber e efetuar lançamentos de NF’s e outros documentos no Sistema Protheus;
• Escanear e incluir os processos no sistema de arquivo eletrônico (Fluig);
• Executar outras tarefas correlatas de acordo com orientação e determinação superior.

Requisitos e Habilidades

• Ensino Médio completo; desejável curso superior em andamento em Administração, Secretariado ou áreas correlatas.
• Experiência comprovada (mínimo de 1 ano) em rotinas administrativas e de escritório.
• Conhecimento do Pacote Office (Microsoft Word, Excel, PowerPoint e Outlook).
• Familiaridade com sistemas de gestão
• Capacidade de organização e alto nível de atenção aos detalhes em tarefas administrativas.
• Habilidade para comunicação escrita formal e elaboração de documentos.
• Conhecimento de técnicas de arquivamento e gestão documental digital e física.

Regime de Contratação:

CLT

Benefícios:

Cartão de Benefícios, Plano de Saúde, Plano Odontológico, Previdência Privada, Programas de Bem Estar, Wellhub - Antigo Gympass, Seguro de Vida, PLR

Departamento:

Administrativo