Auxiliar de Documentação

Descrição:
Atuar no apoio e execução nas atividades diárias de atendimento, tratamento, preparação e organização da documentação.

Principais Responsabilidades:

• Executar atividades de arquivo técnico;
• Tratar e organizar documentação em meio físico e eletrônico;
• Preparar documentação para Guarda externa;
• Realizar o controle de empréstimos e devoluções de documentos, pesquisas, controle de acesso a documentos, empréstimos, devolução, cadastro, pré-alocação e elaborar planilhas de controle;
• Estruturar arquivo técnico;
• Organização da documentação nas estantes, deslizantes ou armários, respeitando os critérios de organização adotados na Unidade;
• Organizar documentos em formato físico para guarda externa e/ou outras unidades segundo as regras e padrões corporativos quando necessário;
• Preparar documentos e pastas em caixas para guarda externa e/ou outras unidades, segundo as regras e padrões corporativos;
• Preencher o Sistema de Guarda e Recuperação de Documentos (SGAI) ou outro sistema de guarda externa em uso do cliente;
• Providenciar o envio das caixas lacradas e etiquetadas para Guarda externa por meio de solicitação de recolhimento e/ou transferências entre unidades do cliente;
• Digitalizar documentos como entregas de um atendimento realizado, pesquisa e fornecimento;
• Digitalizar documentos por demandas pontuais;
• Plotar documentos conforme estrutura fornecida pelo cliente;
• Atendimento ao usuário, esclarecendo dúvidas em relação à emissão de documentos e à utilização de procedimentos e normas do cliente;
• Realizar controle de codificação interna para emissão de documentação;

*Esclarecer dúvidas quanto ao uso das ferramentas de GED/EDMS utilizados nas Implementações de *Empreendimentos, nas áreas de negócio e demais áreas;

• Realizar pesquisa e fornecimento de documentos;
• Assegurar que o acervo de consulta esteja atualizado;
• Conferência da documentação recebida;
• Cadastramento da documentação (criar a ficha, fazer check-out, check-in de novos documentos e reservas);
• Digitalizar documentos com a tecnologia Optical Character Recognition (OCR) quando estes fizerem parte de projetos específicos de tratamento e organização;
• Compilar documentos técnicos em data books utilizando marcadores e OCR para busca rápida das informações dos data books compilados;
• Conferência de documentos em meio eletrônico e em papel nos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos para posterior inclusão, se necessário;
• Conferência de cópia digital e física de data books emitidos pelas empresas contratadas em relação ao conteúdo das seções definidas em anexos contratuais e especificações técnicas.

Os CV's permanecerão em poder da empresa enquanto perdurar o processo seletivo e pelo período adicional de 2 anos, para eventuais processos seletivos futuros, em atendimento a Lei Geral de Proteção de Dados.

? Se você é PCD, essa vaga também é para você.

Requisitos
Escolaridade Mínima:

• Ensino Médio completo.

Experiência Mínima:

• Atividades de Arquivo Técnico e Gestão Documental.

Conhecimento Mínimos

• Conhecimento de softwares do pacote Office da Microsoft: Word, Excel e PowerPoint;
• Conhecimento do software Acrobat Pro da Adobe Systems;
• Conhecimento de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED);
• Arquivos técnicos e técnicas de arquivo.