Coordenador(a) Administrativo(a)

Você será a pessoa responsável por fazer a Associação da qual a DPC faz parte acontecer no dia a dia, coordenando rotinas, conectando diretoria, comitês e associados, garantindo que os projetos avancem dentro dos prazos, cuidando da operação administrativa e financeira e fortalecendo parcerias, comunicação e eventos.

Principais Responsabilidades:

1) Gestão da operação e governança

• Coordenar a rotina diária da equipe administrativa da Associação
• Orquestrar agendas, reuniões e acompanhamento (diretoria, comitês e grupos de estudo)
• Monitorar cronogramas, destravar pendências com associados quando necessário e garantir entregas
• Coordenar elaboração de atas, contratos e documentos formais

2) Projetos, comunicação e relacionamento com empresas associadas

• Acompanhar a execução dos projetos e apoiar o avanço junto aos responsáveis
• Supervisionar canais de comunicação e garantir retorno/encaminhamento até a solução
• Revisar e aprovar comunicações recorrentes e materiais informativos para associados (semanais/mensais/anuais)
• Aumentar engajamento dos associados nas ferramentas disponíveis (portal e afins) e propor melhorias

3) Parcerias, convênios e benefícios

• Conduzir a formalização de convênios com fornecedores/parceiros estratégicos
• Manter relacionamento com parceiros e assegurar acesso simples aos benefícios pelos associados
• Articular reuniões com entidades e potenciais parceiros para oportunidades de negócios e colaboração

4) Eventos e identidade da rede

• Coordenar eventos e congressos/encontros da Associação (planejamento e execução)
• Gerir orçamento de eventos e interface com fornecedores
• Apoiar ações de marca/identidade: brindes, materiais e iniciativas de fidelização
• Participar de eventos estratégicos e gerar resumo executivo para diretoria e associados

5) Rotinas financeiras e controles

• Supervisionar a área financeira e a apresentação mensal de aplicações por projetos/ações (com apoio contábil)
• Atuar como back-up operacional das rotinas financeiras quando necessário (férias/ausências)
• Interface com escritório contábil para análise e controle do balancete mensal
• Avaliar fornecedores permanentes e apoiar negociações com base em dados/uso (acesso a plataforma de BI para acesso aos dados)

6) Programa de Qualidade

• Dominar o Programa de Qualidade da Associação e acompanhar sua execução
• Supervisionar as atividades do consultor e participar de reuniões do projeto piloto com os escritórios

Requisitos Essenciais:

• Experiência prévia coordenando rotina administrativa, projetos e relacionamento com múltiplos stakeholders
• Boa organização para tocar agenda, prazos, fornecedores e eventos com autonomia
• Vivência com rotinas financeiras (orçamento, controle, prestação de contas/relatórios)
• Comunicação clara e postura firme para conduzir alinhamentos e destravar pendências
• Disponibilidade para viagens.

Diferenciais:

• Experiência com associações, redes, conselhos, comitês ou ambientes colaborativos
• Familiaridade com BI/indicadores para análise de custos, uso e negociação com fornecedores
• Experiência com convênios/parcerias e gestão de benefícios

Perfil Comportamental:

• Mão na massa + visão de processo (faz acontecer sem perder qualidade)
• Senso de dono(a), organização e prioridade
• Excelente relacionamento e capacidade de condução
• Orientação para resultado, prazos e excelência de execução

Remuneração: Regime PJ, com pretensão salarial e benefícios compatíveis com o mercado.

Modelo de trabalho: 100% home office, com eventual necessidade de atuação presencial. Nos dias presenciais, a empresa está localizada na Vila Olímpia, zona sul de São Paulo.