COORDENADOR(A) DE GRUPOS E EVENTOS

Coordenador(a) de Grupos e Eventos

Princípio das Responsibilidades & Propósito da Posição:
Ser responsável pela coordenação do departamento de vendas assistindo à toda equipe de vendas, a fim de ajudar a atingir os objetivos do Business Plan.

FUNÇÕES SUSTENTADORAS

Além de realizar as funções essenciais, esta posição pode ser requerida para realizar uma combinação das seguintes funções sustentadoras, com a percentagem de tempo realizando cada função para ser exclusivamente determinada pelo supervisor baseado em requerimentos particulares da empresa.

• Saber quais são os Padrões de Qualidade da Marca Hilton nos quais seu departamento é avaliado pelo Hóspede Misterioso.

• Elaborar ordem de serviço dos eventos com hospedagem de grupos (mínimo de 10 aptos) e distribuí-la à Operação para acompanhamento do evento durante sua realização.

• Ler diariamente os jornais para obter informações sobre os clientes e aperfeiçar o relacionamento com os mesmos.

• Ampliar permanentemente seus contatos com clientes externos e internos.

• Programar visitas de familiarização no hotel e atender à solicitações imprevistas.

• Atuar como intermediário e colocar o cliente em contato direto com o staff do hotel quando necessário.

• Trabalhar em cooperação com os Gerentes de Vendas e atuar diretamente com o hóspede ou cliente na ausência do mesmo durante a realização dos eventos.

• Reportar mensalmente a Gerente de Grupos e Eventos o progresso de suas funções e os resultados alcançados contra as metas estabelecidas.

• Atualizar diariamente suas atividades no Delphi.

• Participar em atividades especiais tais como cocktails de secretárias, jantares de boas vindas de grupos, etc.

• Assegurar que todas as solicitações de clientes são respondidas dentro de 24 horas.

• Elaborar e enviar todo tipo de correspondência necessária para a boa operação do seu departamento e demais departamentos do Hotel.

• Manter um bom ambiente de trabalho e boa comunicação dentro do departamento e com os demais departamentos do hotel para assegurar o cumprimento dos dos Padrões da Marca Hilton e assegurar a satisfação do hóspede/cliente.

• Atender ao telefone em até 03 toques, de maneira educada e profissional. Aprender e praticar os procedimentos corretos de como atender chamadas telefônicas, como colocá-las na espera e como transferí-las.

• Participar de reuniões de vendas a que for solicitado.

• Participar dos treinamentos que são dados para sua própria capacitação, e transmite seus conhecimentos e experiências a seus colegas.

• Demonstrar a todo hóspede e Membro de Equipe uma atitude positiva, disposição e espírito de cooperação.

• Preencher a Pesquisa de Opinião de Membros de Equipe realizada semestralmente.

• Realizar seguimento dos grupos e eventos já confirmados para que o pagamento seja efetuado nas datas previstas.

• Promover a venda de outros hotéis da marca Hilton sempre que possível.

• Colaborar ativamente na criação de Momentos Hilton.

• Chamar o hóspede pelo nome sempre.

• Conhecer os relatórios que medem a satisfação do hóspede (SALT e MPS), acompanhar sua evolução a cada período e participar dos planos de ação para sempre melhorar os resultados.

  
  

ORIENTAÇÃO AO MERCADO DE EVENTOS SOCIAIS

• Acompanhar as degustações realizadas para que o cliente escolha e aprove o menu sugerido para o evento.

• Realizar reuniões com o Chefe de Cozinha e o cliente para a apresentação do menu, e discute as possibilidade de novas opções.

• Realizar reuniões junto ao Supervisor de Banquetes e o cliente para repassar detalhes de todo o andamento da festa e seus detalhes especiais.

• Recepcionar os clientes no dia do evento, dá suporte ao supervisor e confere últimos detalhes.

• Apresenta-se pontualmente e corretamente uniformizado, enfatizando o asseio e apresentação pessoal.

Cumprir com os horários estipulados e se adapta às mudanças de acordo com as necesidades operacionais do hotel

OUTROS DEVERES

• Assimilar a cultura da Família Hilton e demonstrar conhecimento do trabalho e dos padrões de serviço.

• Freqüência regular em conformidade com os padrões, que podem ser estabelecidos pelo Hilton de tempo a tempo, é essencial à realização com sucesso desta posição.

• Colaboração interdepartamentais desenvolvendo temporariamente outra função desde que requerido pelo seu superior.

  
  

REQUERIMENTOS DE SEGURANÇA

• A Comissão Interna de Prevenção de Acidentes prevê o cuidado da adequação ergonômica durante a jornada de trabalho, para evitar lesões por esforço repetitivo.

• Respeitar e fazer respeitar as normas de segurança para as pessoas, instalações e equipamentos do Hotel.

• Cuidar eficazmente dos utensílios e equipamentos de trabalho, mantendo-os limpos e em ordem.

• Controlar e cumprir com a campanha de economia de energia, água e campanha de reciclagem.

• Conhecer e cumprir com as disposições de conservação ambiental do hotel.

• Reportar ao Departamento de Segurança qualquer irregularidade que atente contra os hóspedes, seus pertences, à propriedade do hotel e contra sua própria pessoa.

• Ter conhecimento de como proceder em caso de incêndio e emergência.

• Reportar ao Departamento de Segurança qualquer irregularidade que atente contra os hóspedes, seus pertences, à propriedade do hotel e contra sua própria pessoa.

  
  

RELAÇÕES ORGANIZACIONAIS

Posições subordinadas a Coordenadora de Eventos:

• N/A

CONHECIMENTO DE TRABALHO ESPECÍFICO E HABILIDADE

O indivíduo tem que possuir o seguinte conhecimento, perícias e habilidades e ser capaz de explicar e demonstrar que ele ou ela pode realizar as funções essenciais do trabalho, com ou sem acomodação razoável.

• Habilidade para preparar o formulário de grupos para até 15 apartamentos com todas as informações necessárias para aprovação do Gerente responsável e envio do orçamento ao cliente.

• Conhecer e promover as facilidades do hotel e conhecer em profundidade as fortalezas e debilidades do hotel e de seus concorrentes.

• Conhecimento dos diferentes estilo de montagens de salas.

• Conhecimentos básico de equipamentos áudio visuais.

• Conhecimento para dar consultoria sobre os Menus de Alimentos & Bebidas.

• Habilidade de relacionamento interno e externo (clientes), demonstrando sempre calma, diplomacia e respeito.

• Proficiência do sistema Delphi.

• Habilidade de navegação nos sistemas do pacote windows, Word, Powerpoint, Excel, Outlook, Internet, Intranet.

• Habilidades pessoais para garantir satisfação dos hóspedes e clientes.

• Habilidade de coordenar e administrar multifunções.

• De acordo com necessidade, estar disponível para auxiliar nos períodos de férias.

PADRÕES DE QUALIFICAÇÃO

EDUCAÇÃO

• Curso superior Completo

• Inglês nível Intermediário

• Conhecimentos em computação (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)

• Conhecimento do Programa Delphi

• Conhecimento do Programa Delphi, R&I e Opera.

EXPERIÊNCIA

• Mais de um ano de experiência no setor hoteleiro, na área de vendas e eventos/banquetes

VESTIMENTA

Todos os MEs têm que manter uma aparência arrumada, limpa e bem-vestida (padrões específicos disponíveis).

• Uniforme (conforme mencionado no manual de integração H360)

OBSERVAÇÃO:

A posição deve sustentar de forma consistente todas as funções desejadas e descritas neste documento. Avaliações periodicas sobre desempenho podem ocorrer tanto formal como informalmente para acompanhamento de desempenho.

Todos os Membros de Equipe devem cumprir com todas as normas e todos os regulamentos deste hotel para garantir a segurança e operação efetiva de todas as facilidades do hotel. Aos membros de equipe que violarem estas normas e procedimentos estão sujeitos a ações disciplinares, considernado e incluido a possibilidade de recissão do contrato de trabalho.