Pessoa Assistente Executiva

Essa pessoa será responsável por garantir fluidez na rotina, administrar priorizações, organizar agendas complexas, apoiar no fluxo de informações e assegurar que os executivos tenham condições ideais para decisões estratégicas e entregas junto a clientes e times internos.

É uma posição chave, que exige dinamismo, discrição, autonomia e forte capacidade de gestão do tempo.

• Administrar agendas complexas e dinâmicas, conciliando reuniões internas, externas, entregas e compromissos pessoais profissionais.
• Antecipar conflitos de agenda, propondo alternativas e reorganizações.
• Garantir preparação prévia dos executivos para reuniões (pautas, materiais, participantes, contextos).
• Agendar, confirmar e organizar reuniões presenciais e online.
• Preparar salas, links, apresentações e materiais de apoio.
• Registrar atas, encaminhar follow-ups e garantir cumprimento de prazos.
• Filtrar demandas recebidas pelos executivos, priorizando, organizando e direcionando para as áreas corretas.
• Manter relacionamento cordial e profissional com clientes, parceiros, fornecedores e lideranças internas.
• Controle de despesas, reembolsos e relatórios financeiros.
• Organização de viagens (passagens, hospedagem, traslados, eventos).
• Gestão de documentos, assinaturas, contratos e arquivos digitais.
• Apoio em demandas pessoais inerentes à função executiva (quando aplicável).
• Acompanhar prazos críticos, garantindo que os executivos tenham visibilidade das entregas prioritárias.
• Atuar preventivamente para evitar gargalos, atrasos e falhas em processos.
• Fazer a ponte entre diferentes áreas, garantindo fluidez nas informações.

• Experiência prévia como Assistente Executivo(a)
• Superior concluído ou em curso em Secretariado, administração ou áreas correlatas.
• Excelente comunicação verbal e escrita.
• Organização, discrição e habilidade para lidar com informações confidenciais.
• Capacidade de priorização e forte senso de urgência.
• Domínio do pacote Office/Google Workspace; desejável familiaridade com plataformas de reunião (Zoom, Teams).
• Habilidade em lidar com múltiplos gestores simultaneamente.

Disponibilidade para 100% presencial

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Somos uma potência de criatividade e negócios que se reinventa todos os dias. Acreditamos que a criatividade é protagonista na geração de valor para as marcas, no crescimento dos negócios dos clientes e, não menos

importante, na transformação das pessoas. Porque as pessoas são o centro da cultura da agência.

Aqui na AlmapBBDO estimulamos um ambiente cada vez mais plural que permita trocas e aprendizados. Convidamos pessoas negras, LGBTQIAPN+, com deficiência, mulheres e vindas de diferentes níveis socioeconômicos, regiões e universidades do país a fazer parte do nosso time.

Este é o nosso horizonte definitivo, visto por todas as equipes de nossa agência. E é assim que construímos, dia após dia, um ambiente diverso e uma grande ideia chamada AlmapBBDO.

Venha fazer parte do nosso time!