* Salário: R$ 1.500 a R$ 2.500 por mês (estimado)
* O valor exibido é uma estimativa calculada com base em dados públicos e referências do mercado. Não garantimos que este seja o salário oferecido para esta vaga específica.
Área: Administrativo
Nível: Junior
Descrição da Vaga
Estamos em busca de um profissional experiente e dedicado para atuar como Recepcionista Bilíngue em empresa cliente localizada em São Paulo. Se você tem excelentes habilidades de comunicação, é organizado, fluente em português e inglês, possui afinidade com sistemas corporativos e experiência em gestão financeira, queremos conhecê-lo!
Sobre a Função:
Como Recepcionista Bilíngue, você será a primeira impressão do cliente, responsável por recepcionar seus visitantes, clientes e fornecedores com profissionalismo e cordialidade. Além disso, você atuará no apoio administrativo e financeiro, utilizando sistemas corporativos, contribuindo na gestão de fornecedores e no controle de pagamentos. Você trabalhará com atendimento presencial, telefônico e via WhatsApp, sempre mantendo a qualidade e a eficiência nos serviços prestados. Você será contratado por nossa empresa de prestação de serviços e atuará nas dependências do cliente.
Importante: Esta é uma posição temporária com duração inicial de 6 meses, com possibilidade de prorrogação por mais 6 meses mediante desempenho e necessidade do cliente.
Principais Responsabilidades
Atendimento e Recepção:
- Receber e registrar a chegada de visitantes, clientes e fornecedores
- Atender telefonemas em português e inglês, direcionando as ligações adequadamente
- Gerenciar a agenda de reuniões e compromissos do cliente
- Manter a recepção organizada, limpa e acolhedora
- Atender solicitações via WhatsApp e email com clareza e rapidez
- Fornecer informações sobre a empresa cliente e seus serviços de forma profissional
Sistemas Corporativos e Administrativo:
- Utilizar sistemas corporativos para registro e controle de atividades
- Inserir dados e manter informações atualizadas nos sistemas da empresa
- Gerar relatórios administrativos conforme solicitado
- Organizar documentação e arquivos digitais
- Apoiar processos administrativos e de rotina
Gestão e Controle de Fornecedores:
- Apoiar no controle e organização de fornecedores
- Registrar informações de fornecedores em sistemas
- Auxiliar na comunicação com fornecedores via telefone, email e WhatsApp
- Colaborar na atualização de dados e documentos de fornecedores
- Suportar na coordenação de entregas e agendamentos com fornecedores
- Organizar e arquivar documentação de fornecedores
Registro e Controle de Pagamento de Fornecedores:
- Registrar e controlar faturas e notas fiscais de fornecedores nos sistemas
- Verificar e validar documentos financeiros de fornecedores
- Inserir dados de pagamento nos sistemas de gestão financeira
- Acompanhar prazos de vencimento de faturas
- Auxiliar na preparação de informações para processamento de pagamentos
- Manter registros organizados de compras e pagamentos
- Colaborar com a área financeira na conciliação de pagamentos
- Alertar sobre vencimentos pendentes conforme necessário
Geral:
- Realizar atividades adicionais conforme demanda do cliente
- Seguir as políticas e normas estabelecidas pelo cliente
- Manter sigilo e confidencialidade de informações corporativas e financeiras
Requisitos e Qualificações
Obrigatório:
- Fluência em português e inglês (conversação e escrita)
- Experiência comprovada como recepcionista (mínimo 1-2 anos)
- Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita
- Educação formal: Ensino Médio completo
- Profissionalismo e postura cortês
- Capacidade de lidar com múltiplas tarefas simultaneamente
- Organização e atenção aos detalhes
- Disponibilidade para trabalhar em período integral (44 horas semanais)
- Flexibilidade e adaptação a mudanças
- Capacidade de trabalhar sob supervisão do cliente
- Experiência com sistemas corporativos e softwares de gestão
- Afinidade com tecnologia e ferramentas digitais
- Experiência com gestão de fornecedores e controle de pagamentos (desejável)
- Conhecimento básico de processos financeiros e administrativos
- Precisão e atenção em trabalho com dados numéricos
Diferenciais:
- Experiência anterior em empresas internacionais
- Experiência em work terceirizado
- Conhecimento em sistemas de recepção, CRM, ERP ou sistemas financeiros
- Certificações de idiomas (TOEFL, Cambridge, etc.)
- Experiência com controle de contas a pagar
- Experiência em processamento de faturas e notas fiscais
- Proatividade e iniciativa
- Conhecimento em Microsoft Office avançado
- Experiência com conciliação de pagamentos
Tipo de vaga: Efetivo CLT
Pagamento: R$3.800,00 - R$4.000,00 por mês
Benefícios:
- Assistência médica
- Vale-refeição
- Vale-transporte
Pergunta(s) de seleção:
- Qual é seu nível de fluência em inglês? (Conversação e escrita - em escala de 1 a 10)
- Você tem alguma certificação de inglês? (TOEFL, Cambridge, etc.) Se sim, qual e quando foi obtida?
- Como você se sente em manter conversas telefônicas ou por WhatsApp em inglês com clientes e fornecedores?
- Qual é sua experiência como recepcionista? Descreva brevemente suas funções e tempo de atuação nessa área.
- Qual é sua experiência com sistemas corporativos? Quais sistemas você já utilizou? (ERP, CRM, sistemas de gestão, etc.)
- Como você se avalia em relação ao uso de tecnologia e ferramentas digitais? Você aprende rápido com novos sistemas?
Local do trabalho: Remoto híbrido para São Paulo, SP