SECRETARIA ACADÊMICA

O profissional atuará na secretaria acadêmica de uma instituição de ensino superior, sendo o principal ponto de contato dos alunos, professores e coordenações para processos como matrícula, rematrícula, transferências, colação de grau e emissão de documentos. Será responsável ainda pela operação do sistema acadêmico, lançamento de notas e frequência, organização de arquivos físicos e digitais, além de colaborar com a coordenação dos cursos para garantir o cumprimento das normas acadêmicas.

Principais Atividades

• Atendimento presencial, telefônico e via e-mail a alunos, professores, coordenadores e públicos externos, prestando informações sobre calendário acadêmico, matrícula, rematrícula, transferências, certificados e outros serviços.
• Operar o sistema de gestão acadêmica da instituição: lançamento de notas, frequência, atualização de dados de alunos, turmas, cursos, documentos, conforme rotinas da secretaria.
• Emissão, organização e arquivamento de documentos acadêmicos: históricos, declarações, diplomas, certificados, protocolos de atendimento, arquivos físicos e digitais.
• Apoiar nos processos de matrícula/rematrícula, transferências, trancamentos, colação de grau, folgas acadêmicas, requerimentos dos alunos, emissão de relatórios de indicadores acadêmicos (ex: evasão, matrícula, turmas) conforme necessidade
• Preparar relatórios, planilhas e arquivos de controle de rotinas administrativas da secretaria e colaborar com os coordenadores de curso no apoio às atividades acadêmicas (eventos, reuniões, divulgações).
• Garantir o cumprimento das normas acadêmicas internas e externas (regimento, legislação de ensino, órgãos reguladores) e apoiar o trabalho com processos de credenciamento ou manutenção de cursos, se aplicável.
• Manter o ambiente da secretaria organizado, com controle de arquivos físicos e digitais, fluxo de documentos, correspondências, protocolo e outros serviços administrativos.

Requisitos

• Desejável ensino superior (em secretariado, administração, pedagogia ou áreas afins).
• Experiência anterior em secretaria acadêmica, atendimento ao público ou rotina administrativa em instituição de ensino será valorizada.
• Conhecimento do Pacote Office (Word, Excel), e familiaridade com sistemas acadêmicos/sistemas de gestão de ensino.
• Organizado(a), proativo(a), com boa comunicação, capacidade de relacionamento interpessoal, compromisso com prazos e qualidade.
• Desejável habilidade de trabalhar com fluxos/processos, controle de documentos, emissão de relatórios.
• Gostar de trabalhar com o público e em ambiente dinâmico, com foco em qualidade de atendimento.