Secretária Executiva – Assessoria Direta ao CEO

Secretária Executiva – Assessoria Direta ao CEO

MISSÃO DO CARGO

Ser o principal suporte do CEO, atuando como guardiã da sua agenda, do seu tempo e da sua saúde. Esta profissional será o filtro final entre todas as demandas — internas e externas — e o CEO, garantindo que apenas o que é estratégico e indispensável chegue até ele. O compromisso primário é com o bem-estar e a produtividade do CEO, e não com as demandas dos coordenadores ou clientes.

PRINCÍPIO FUNDAMENTAL DO CARGO

• A lealdade primária desta função é com o CEO e sua qualidade de vida.

• Diferente dos coordenadores (cujo foco é o cliente), esta profissional existe para proteger o CEO.

• Dizer “não” em nome do CEO é parte essencial da função — não é falha, é competência.

RESPONSABILIDADES E ATRIBUIÇÕES

1. Gestão e Proteção de Agenda

• Ser a única responsável pela agenda do CEO, com autonomia alta para aceitar, recusar ou reagendar compromissos.

• “É realmente necessária a presença do CEO?” Analisar criticamente cada solicitação de reunião antes de incluí-la, aplicando os critérios:

• Consultar o CEO apenas em casos críticos ou estratégicos, decidindo autonomamente nos demais.

• Garantir blocos de tempo protegidos para trabalho focado, almoço e descompressão.

• Implementar política de “agenda saudável”: limitar número máximo de reuniões diárias e respeitar intervalos entre compromissos.

• Revisar semanalmente a agenda da semana seguinte com o CEO (max. 15 minutos).

2. Gestão de Comunicação e WhatsApp

• Assumir o gerenciamento completo do WhatsApp do CEO, substituindo a atual gestão feita pela Head de Sucesso do Cliente.

• Triar todas as mensagens, classificando por urgência e relevância.

• Responder mensagens operacionais e de rotina em nome do CEO, encaminhando ao coordenador responsável quando aplicável.

• Filtrar demandas que devem ser resolvidas pelos coordenadores sem envolvimento do CEO.

• Gerenciar e-mails, ligações e correspondências.

3. Interface com os 8 Coordenadores

• Atuar como filtro entre os coordenadores e o CEO, recebendo demandas e avaliando quais realmente exigem a participação dele.

• Solicitar que os coordenadores apresentem pauta e objetivo claro antes de qualquer solicitação de reunião.

• Redirecionar ao coordenador responsável as demandas que podem ser resolvidas sem o CEO.

• Acompanhar ações e prazos definidos pelo CEO, cobrando follow-up dos coordenadores.

• Estabelecer com a Head de Sucesso do Cliente um protocolo claro de escalonamento, reduzindo significativamente as reuniões desnecessárias.

4. Suporte à Vida Pessoal do CEO

• Gerenciar agenda pessoal e familiar, garantindo equilíbrio entre vida profissional e pessoal, cuidando dos compromissos pessoais.

• Acompanhar demandas da fazenda arrendada (pecuária): contatos com arrendatário, documentações, pagamentos e cronogramas.

• Apoiar a gestão das multipropriedades: contratos de locação, relacionamento com administradoras, calendário de uso/locação.

• Organizar viagens pessoais e de negócios (passagens, hospedagem, roteiro).

5. Presença em Eventos e Networking

• Pesquisar, selecionar e organizar a participação do CEO em eventos estratégicos do setor (congressos de contabilidade, finanças, investimentos, agronegócio e empreendedorismo).

• Cuidar de toda a logística de eventos: inscrição, credenciamento, deslocamento, hospedagem e agenda de networking.

• Preparar briefings prévios sobre os eventos: quem estará presente, oportunidades de conexão e pontos de interesse para o CEO.

• Garantir follow-up pós-evento: organizar contatos feitos, agendar reuniões de acompanhamento e registrar oportunidades identificadas.

6. Branding Pessoal e Marketing Digital do CEO

• Coordenar e apoiar a presença digital do CEO nas plataformas: Instagram, TikTok, LinkedIn e demais redes relevantes.

• Atuar como ponte entre o CEO e a equipe/agência de marketing: alinhar pautas de conteúdo, calendário editorial e aprovações, com posicionamento.

• Organizar gravações de conteúdo: agendar horários protegidos para produção de vídeos, fotos e stories, garantindo que não sejam cancelados por outras demandas.

7. Suporte Estratégico e Organizacional

• Preparar materiais, pautas e briefings para reuniões estratégicas e com clientes de maior porte.

• Registrar e acompanhar decisões, prazos e entregáveis.

• Apoiar o CEO em demandas relacionadas a BPO Financeiro, Planejamento Sucessório e investimentos, organizando documentos e informações.

• Manter organizado o arquivo digital e físico do CEO (documentos pessoais, contratos, procurações).

8. Guardiã da Saúde e Bem-Estar do CEO

• Monitorar sinais de sobrecarga na agenda e intervir proativamente, redistribuindo ou cancelando compromissos.

• Garantir que consultas médicas, autocuidado sejam tratadas como compromissos intocáveis na agenda.

• Alertar o CEO quando a carga de trabalho estiver se aproximando de níveis críticos.