Secretária Executiva

Local de trabalho: Rio Claro/SP - Assistência

Se você é uma pessoa proativa, organizada e comprometida, temos uma oportunidade para você! Buscamos uma Secretária Executiva para fazer parte da nossa equipe.

As responsabilidades incluem oferecer suporte administrativo e executivo ao Diretor Geral, com postura proativa, organização e discrição. A posição exige excelentes habilidades de comunicação, capacidade de lidar com múltiplas demandas em um ambiente dinâmico e atuação focada no bom funcionamento da agenda e das operações da diretoria.

Principais Responsabilidades

Com base nas necessidades da empresa e nas melhores práticas de mercado, as principais responsabilidades do cargo incluem:

Gestão de Agenda

• Gerenciar e organizar a agenda de compromissos do Diretor Geral.

Organização de Reuniões

• Agendar e organizar reuniões, preparando a pauta e os materiais de apoio.
• Reservar salas e providenciar os recursos necessários (equipamentos, coffee breaks).
• Elaborar atas e registrar os principais pontos e decisões.
• Acompanhar follow-up de agendas.

Comunicação e Correspondência

• Atuar como ponto de contato principal para a diretoria.
• Realizar e filtrar ligações telefônicas e gerenciar a correspondência física e eletrônica.
• Preparar comunicados e documentos formais.
• Oferecer suporte Administrativo.
• Elaborar relatórios, apresentações e planilhas para apoiar as atividades da diretoria.
• Realizar a conferência e o controle de faturas e despesas de viagem e prestação de contas conforme politica da empresa.
• Manter o cadastro de clientes e fornecedores estratégicos atualizado.

Gestão de Documentos

• Organizar e arquivar documentos confidenciais e estratégicos (físicos e digitais).
• Garantir a segurança da informação e o fácil acesso quando necessário.

Qualificações e Competências

• Superior completo, preferencialmente em Secretariado Executivo, Administração, Comunicação Social ou áreas correlatas.
• Sólida experiência anterior como Secretária Executiva, prestando suporte a executivos.

Idiomas:

• Português: Fluência nativa (verbal e escrita).
• Inglês: Nível intermediário, para comunicação oral e escrita.

Habilidades Técnicas:

• Domínio do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Domínio de ferramentas de comunicação digital (Teams, Zoom, etc.).

Competências Comportamentais:

• Excelentes habilidades de comunicação interpessoal, com clareza e profissionalismo.
• Capacidade de trabalhar sob pressão e gerenciar múltiplas prioridades com agilidade.
• Elevado senso de organização, responsabilidade e proatividade.
• Ética, discrição e total comprometimento com o sigilo das informações.

Se você se identifica com a vaga e quer fazer parte de uma equipe motivada e em constante evolução, se aplique agora mesmo!

Etapas do processo seletivo:

• Inscrição e avaliação inicial;
• Bate-papo com RH;
• Bate-papo com gestão;
• Proposta / Contratação.

Nosso processo seletivo está aberto para mulheres, pessoas negras, indígenas, pessoas LGBTQIAP+, pessoas com +40 anos e pessoas com deficiência (PCDs).