Secretária Executiva

Estamos em busca de uma profissional organizada, proativa e com excelente comunicação para atuar como Secretária Executiva, prestando suporte direto à diretoria.

Dentre as responsabilidades, temos, gerenciarmento de agendas, reuniões, compromissos e demandas administrativas, garantindo fluidez e eficiência no dia a dia da liderança da empresa.

Formação:

Ensino superior completo em Administração, Secretariado Executivo, Comunicação, Relações Públicas ou áreas correlatas.

Habilidades Técnicas:

Domínio do Pacote Office (Word, Excel, PowerPoint e Outlook).

Facilidade com ferramentas de videoconferência (Zoom, Google Meet, Teams).

Excelente comunicação escrita e verbal.

Organização de arquivos e controle de documentos.

Capacidade de lidar com múltiplas frentes de trabalho simultaneamente.

Habilidades Comportamentais:

Discrição e postura ética.

Proatividade e autonomia.

Relacionamento interpessoal respeitoso e empático.

Atenção a detalhes, pontualidade e responsabilidade.

Adaptabilidade e disposição para apoiar a liderança de forma ampla e confiável.

Gerenciar a agenda da diretoria, acompanhando compromissos, reuniões e prazos.

Apoiar na realização de agendamentos com clientes internos e externos.

Organizar pautas e atas de reuniões, acompanhando desdobramentos e pendências.

Monitorar a agenda e uso da sala de reuniões da diretoria.

Elaborar e responder e-mails institucionais com clareza, fluidez e postura profissional.

Organizar arquivos físicos e digitais, garantindo fácil acesso às informações.

Apoiar a diretoria em rotinas administrativas diversas, inclusive em temas de ordem pessoal quando necessário, com alto nível de discrição.

Realizar o cadastro e monitoramento da validade de credenciamentos institucionais junto a órgãos, parceiros ou entidades conforme a necessidade da diretoria.

Viabilizar, junto às áreas da empresa, cópias, autenticações, envios de documentos, encomendas e outras providências logísticas, conforme demandas da diretoria.

Colaborar na elaboração de relatórios, apresentações e comunicações executivas.

Apoiar a organização de eventos e atividades institucionais vinculadas à diretoria.

Realizar interface com clientes, órgãos públicos, visitantes e demais áreas da empresa, com cordialidade e postura profissional.

Autorizar a entrada e recepcionar visitantes, assegurando um atendimento adequado e alinhado ao perfil institucional.

Realizar interface com agências de viagens, organizando a logística de deslocamentos da diretoria (emissão de passagens, locações de veículos, hospedagens, entre outros).