Secretária Executivo

Descrição da Vaga

Responsabilidades:

• Gerir a agenda pessoal e profissional da Diretoria/Presidência, agendando e cancelando compromissos conforme orientações, garantindo o cumprimento de reuniões, viagens e demais compromissos.
• Realizar cotações e providenciar reservas junto a agências de viagem, compra de passagens, hospedagens, salas de reunião e outros serviços necessários às demandas profissionais e pessoais da Diretoria/Presidência.
• Redigir relatórios, ofícios e demais documentos, assegurando o correto registro, despacho e arquivamento.
• Atender ligações e mensagens em diversas plataformas, filtrando assuntos e direcionando contatos de forma adequada ao responsável.
• Receber, organizar, encaminhar e arquivar correspondências físicas e digitais, mantendo controle e registro de todas as movimentações.
• Recepcionar visitantes da Diretoria/Presidência, acompanhando-os até a sala e oferecendo o suporte necessário (água, café, etc.).
• Encaminhar ou responder e-mails da Diretoria/Presidência conforme orientação do superior.
• Garantir total confidencialidade das informações estratégicas da empresa.
• Controlar prazos e apoiar a execução de demandas administrativas da Diretoria.
• Elaborar apresentações e auxiliar na preparação de materiais executivos.
• Realizar abertura de pedidos e processamento de pagamentos no sistema, referentes a notas fiscais da Alta Gestão.
• Gerir contratos de RPA e prestadores de serviços vinculados diretamente à Alta Gestão.
• Acompanhar a organização, limpeza e suprimentos das salas da Diretoria/Presidência, garantindo o ambiente adequado para reuniões e atendimentos.
• Executar atividades administrativas de apoio, como: cópias, idas a cartórios e bancos, digitalização de documentos, pagamentos corporativos e pessoais da Diretoria, auxílio em eventos, solicitações de manutenção, controle de brindes e elaboração de relatórios.
• Preparar convites, pautas, atas e demais materiais de reunião, assegurando que todos os recursos necessários estejam disponíveis.
• Executar outras atividades compatíveis com a função, conforme orientação do superior imediato.

Requisitos:

• Formação superior completa em Administração, Secretariado Executivo ou áreas correlatas;
• Domínio do Pacote Office 365 e ferramentas de gestão corporativa;
• Fluente em Inglês será considerado um diferencial.