Assistente Executiva

• Gestão de agenda: Organizar e gerenciar a agenda dos executivos, agendando reuniões, compromissos e eventos importantes.
• Certificar-se de que os executivos estejam cientes de sua programação diária e garantir que haja tempo adequado para cada atividade e evitar conflitos de horários.
• Suporte logístico: Organizar reuniões, conferências e eventos, realizando reservas de salas, monitorando a disponibilidade de equipamentos e fazendo todos os preparativos necessários para garantir o sucesso dessas atividades.
• Gestão das reuniões: Preparação prévia, reunindo todas as informações relevantes, com pauta da reunião, documentos de referências e action list. Responsável por realizar a abertura da reunião, revistando a pauta, fornecendo um resumo dos tópicos discutidos na reunião anterior e definindo expectativas para a reunião.
• Tomar notas precisas e detalhadas das discussões, decisões e ações acordadas, registrando as tarefas específicas que foram atribuídas a cada participante. Essas informações deveram ser inseridas posteriormente em ata, a qual deverá ser compartilhada com todos que estavam presentes na reunião.
• Acompanhamento da action list: Responsável por monitorar e acompanhar a action list, que é a lista das ações acordadas durante as reuniões.
• Verificar regularmente o progresso das tarefas, lembrar os responsáveis pelos prazos, e comunicar-se com a equipe para garantir que as ações sejam concluídas dentro do prazo estabelecido.
• Gerenciamento de correspondências:

1. Triar e responder correspondências, e-mails e mensagens de maneira eficiente e profissional. É importante filtrar as informações recebidas e direcioná-las para a atenção necessária.

• Organização de viagens: Planejar e coordenar viagens dos executivos, incluindo reservas de voos, hospedagem, transporte e outros arranjos necessários.
• Assegurar que o executivo tenha todas as informações e documentos necessários para uma viagem tranquila.
• Preparação de documentos: Auxiliar na criação, edição e formatação de documentos, relatórios, apresentações e outros materiais de negócios. Garantir a precisão, coerência e profissionalismo desses documentos.
• Gerenciamento de informações confidenciais: Lidar com informações sensíveis e confidenciais com ética e discrição. É fundamental garantir a segurança dessas informações e respeitar a privacidade dos executivos.
• Tomada de decisões: Ser capaz de tomar decisões em nome dos executivos quando necessário, com base em uma compreensão sólida dos objetivos e prioridades da empresa. Isso inclui a capacidade de resolver problemas e lidar com situações imprevistas de forma eficaz.
• Assessoria e suporte aos executivos: Fornecer suporte e auxiliar no gerenciamento de tarefas, acompanhamento de projetos e fornecendo informações e análises relevantes para tomada de decisões.
• Desenvolvimento de relações profissionais: Estabelecer e manter relacionamentos profissionais sólidos com colegas de trabalho, parceiros de negócios e outras partes interessadas, para garantir uma comunicação eficaz e construtiva.

Formação:

• Graduação Cursando em secretariado ou áreas correlatas

Experiência:

• Mínimo de 1 ano na função.

Hard Skills:

• Habilidades de organização e gerenciamento de tempo: Ser capaz de planejar e coordenar atividades, priorizar tarefas e cumprir prazos.
• Conhecimento em sistemas e ferramentas de produtividade, como pacote Office (Word, Excel, PowerPoint), sistemas de calendário e e-mail.
• Habilidades de escrita e comunicação: Ser capaz de redigir e formatar documentos, criar apresentações profissionais e ter uma comunicação clara e eficaz.

Soft Skills:

• Capacidade de ser multitarefa: Ser capaz de lidar com várias tarefas simultaneamente, gerenciar interrupções e priorizar o trabalho de acordo com as demandas.
• Excelentes habilidades de comunicação: Ser capaz de interagir de forma eficaz com colegas de trabalho, clientes e superiores, tanto verbalmente quanto por escrito.
• Discrição e confidencialidade: Ser capaz de lidar com informações confidenciais de forma sensível e respeitar a privacidade dos outros.
• Atitude proativa: Ser capaz de antecipar necessidades e tomar medidas para resolver problemas antes que se tornem grandes obstáculos.

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