Secretário(a) de Relacionamento Institucional

Um breve resumo de como será o seu dia dia:

Gestão de Agenda, Rotinas e Governança Executiva

• Elaborar, manter e acompanhar o cronograma anual de rotinas, reuniões institucionais, agendas estratégicas e compromissos da Superintendência Administrativo-Financeira;
• Gerenciar agendas executivas complexas, conciliando prioridades, prazos e demandas internas e externas;
• Planejar, organizar e apoiar reuniões de diretoria, superintendência e grupos de trabalho (GTs), incluindo: convocações, preparação de pautas, reserva de salas, apoio logístico e elaboração e acompanhamento de atas e encaminhamentos;

Apoio Estratégico e Relacionamento Institucional

• Atuar como elo de comunicação entre a Superintendência, a Diretoria, assessorias e demais áreas;
• Apoiar institucionalmente as demais secretarias executivas, garantindo padronização, alinhamento e continuidade dos processos;
• Zelar pela imagem institucional no atendimento a stakeholders internos e externos;
• Organizar e priorizar demandas recebidas, filtrando informações conforme criticidade, impacto e urgência;

Gestão de Informações, Documentos e Contratos

• Realizar o controle, acompanhamento e organização documental, assegurando confidencialidade e rastreabilidade;
• Filtrar e organizar documentos e informações estratégicas por ordem de prioridade para tomada de decisão;
• Acompanhar contratos de assessorias, consultorias e prestadores de serviço, incluindo: controle de vigência, apoio na gestão de prazos, interface com áreas responsáveis (jurídico, financeiro, compras);
• Registrarnotas fiscais de entrada, dos assessores exclusivos da Diretoria;

Produção de Conteúdos Executivos

• Elaborar resumos executivos dos principais assuntos, reuniões e temas estratégicos;
• Apoiar na preparação de apresentações, relatórios gerenciais, memorandos e comunicados institucionais;
• Consolidar informações para apoio à tomada de decisão da alta liderança;

Rotinas Administrativas e Organizacionais (Secretariado Executivo)

• Organização de arquivos físicos e digitais;
• Controle de correspondências, e-mails institucionais e documentos oficiais;
• Apoio em viagens corporativas (passagens, hospedagem, agendas e reembolsos);
• Acompanhamento de prazos, pendências e deliberações executivas;
• Apoio na organização de eventos institucionais, reuniões ampliadas e encontros estratégicos;
• Interface com áreas administrativas para suporte às demandas da Superintendência.

O que você precisa ter:

• Ensino superior completo ou em andamento em Secretariado Executivo (preferencial), Administração, Gestão Empresarial, Relações Institucionais ou áreas correlatas;
• Conhecimento avançado do Pacote Office / Microsoft 365, com ênfase em Excel, Word e PowerPoint;
• Experiência na gestão de agendas executivas e no suporte a rotinas de alta liderança;
• Conhecimento de processos administrativos, contratos e fluxo financeiro;
• Capacidade de organização documental e atuação com elevado nível de confidencialidade das informações;
• Desejável experiência em ambiente corporativo de médio ou grande porte;
• Competências Comportamentais: Resolução de problemas e senso de prioridade, iniciativa e proatividade, comunicação clara, assertiva e institucional, capacidade de atuar com múltiplas demandas simultâneas, organização, discrição e responsabilidade, relacionamento interpessoal em nível executivo, visão sistêmica e foco em resultados.

Valorizamos nossos colaboradores que são a força motriz da instituição. Atuamos no bem-estar, ofertando benefícios e promovendo condições plenas de atuação.

Confira alguns dos benefícios disponíveis:

• Plano de saúde Unimed Fácil que contempla cônjuges e filhos (com coparticipação);
• Plano de odontológico que contempla cônjuges e filhos;
• Vale alimentação;
• Refeições no local;
• Auxílio creche conforme elegibilidade;
• Seguro de vida;
• Vale transporte;
• Mimo aniversário;
• Asfunimed - Associação dos colaboradores oferece vôlei e aula funcional, além de parcerias com instituições de ensino e salões de beleza;

Se você atende aos pré-requisitos da vaga, não hesite em se candidatar e esteja atento às seguintes orientações:

Durante o processo de seleção, toda a comunicação será realizada por e-mail ou telefone. Certifique-se de manter seus dados atualizados e verifique regularmente sua caixa de entrada, incluindo a pasta de spam.

Em caso de feedback negativo, mantenha-se motivado e atento a outras oportunidades que possam surgir.

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